Bir ERP'de teklif, sipariş, fatura ve servis kaydı ilk bakışta birbirinden farklı nesnelerdir. Ama hepsinin ortak bir iskeleti vardır: bir başlık (müşteri, tarih, durum, para birimi) ve altında satırlar (ürün, miktar, fiyat, iskonto, KDV).
İki yaklaşım
Ayrı tablolar: Her belge türü için ayrı tablo yazılır. Her türün alanları net olur, ama aynı mantık (toplam hesabı, iskonto, kur, durum geçişleri) birden çok yerde tekrar yazılır.
Ortak belge çekirdeği: Tüm belge türleri ortak bir Document ve DocumentDetail yapısını paylaşır; belge türü bir alanla ayrılır, türe özgü alanlar ek yapılarda tutulur.
Ortak çekirdeğin getirdikleri
- Dönüşüm veri girişi olmadan olur. Teklif siparişe, sipariş faturaya dönüşürken satırlar yeniden girilmez; yeni belge aynı yapıda üretilir.
- Tek hesaplama mantığı. İskonto, KDV ve çoklu para birimi hesabı bir yerde yazılır ve her belgede aynı sonucu verir.
- Ortak liste ekranı. Durum, tarih, müşteri ve tutar süzgeçleri bir kez yazılır; belge türüne göre yalnızca sütunlar değişir.
- Yetki ve denetim tek yerde. Kim oluşturdu, kim sildi, kim hangi belgeyi görebilir sorularının cevabı her belge türünde aynıdır.
Dikkat edilecek noktalar
- Belge türüne özgü alanları çekirdeğe yığmayın. Her yeni ihtiyaçta çekirdeğe sütun eklemek, tabloyu yüzlerce boş alana boğar. Türe özgü veriyi ayrı bir yapıda tutun.
- Durum makinesini belge türüne göre tanımlayın. Bir teklifin "revize edildi" durumu faturada anlamsızdır. Ortak liste ama türe özgü geçiş kuralları gerekir.
- Kuru belgeye yazın. Belge oluştuğu andaki kur belgede kalmalı; sonradan değişen güncel kur eski belgenin tutarını sessizce değiştirmemelidir. Güncelleme gerekiyorsa bilinçli bir işlem olmalıdır.
- Silmeyi mantıksal yapın. Mali belgelerde kaydı fiziksel silmek yerine silindi olarak işaretleyip denetim alanlarıyla (kim, ne zaman) saklamak izlenebilirlik sağlar.
Bizim yaklaşımımız
Deha ERP'de teklif, sipariş, fatura, finans ve servis kayıtları ortak belge çekirdeğini kullanır. Listelerde, bir belgenin başka modüllerle ilişkisi (CRM, fatura, yenileme, muhasebe, gelir/gider) küçük rozetlerle gösterilir. İlgili ekranları teklif ve sipariş dokümanında görebilirsiniz.