Excel, bir işletmenin ilk "yazılımıdır" ve bu yanlış değildir: hızlı, esnek ve ucuzdur. Sorun, işletme büyüdükçe aynı dosyaların yönetilemez hâle gelmesidir.
Excel nerede iyidir?
- Tek kişinin yönettiği küçük listeler
- Hızlı hesap ve geçici analiz
- Yapısı sık değişen, tek seferlik işler
Geçiş zamanını gösteren işaretler
- Aynı veri birden çok yerde. Müşteri bilgisi teklif dosyasında, sipariş dosyasında ve muhasebede ayrı ayrı yazılıyor. Biri güncellenince diğerleri eski kalıyor.
- "Son sürüm hangisi?" sorusu. Dosyanın adının sonuna tarih ve isim ekleniyor; kimin elindeki doğru bilinmiyor.
- Yetki yok. Dosyayı açan herkes her şeyi, fiyat ve maliyet dahil, görebiliyor ya da bozabiliyor.
- Geçmiş izlenemiyor. Bir rakamı kimin, ne zaman değiştirdiği bilinmiyor.
- Raporlar elle hazırlanıyor. Ay sonunda saatler dosya birleştirmeye gidiyor.
- Süreç kişiye bağlı. Bir kişi izne çıkınca iş duruyor.
- Stok ve cari bakiye güvenilmez. Sayımda fark çıkıyor, tahsilat takibi unutuluyor.
Bu işaretlerden üç veya daha fazlası tanıdıksa geçişi düşünmek için iyi bir zamandır.
Geçiş adımları
- Süreci çıkarın. Teklif, sipariş, fatura, tahsilat nasıl ilerliyor, kağıt üstüne yazın.
- Veriyi temizleyin. Tekrar eden müşteri kayıtlarını birleştirin, eski ve kullanılmayan kalemleri ayıklayın. Kirli veriyi taşımak sorunu büyütür.
- Kapsamı küçük başlatın. Önce müşteri ve teklif gibi tek bir süreci geçirin, çalıştıktan sonra yenisini ekleyin.
- Paralel çalışın. Kısa bir süre eski ve yeni yöntemi birlikte tutup sonuçları karşılaştırın.
- Ekibi eğitin. En iyi yazılım, kullanılmazsa değer üretmez.
Sık yapılan hatalar
- Her Excel alışkanlığını yazılıma birebir kopyalamaya çalışmak
- Tüm modülleri aynı anda açmak
- Veriyi temizlemeden taşımak
- Yetkileri baştan tanımlamamak
- Eski dosyaları "bir ihtimale karşı" herkesin elinde bırakmak
Muhasebe programı varsa
Mikro, Logo veya Netsis kullanıyorsanız ERP'nin muhasebenin yerine geçmesi gerekmez. Müşteri, teklif, üretim ve servis tarafını yeni sistemde yönetip muhasebeyi mevcut programda tutmak yaygın bir yoldur. Bunun için entegrasyon yöntemini baştan netleştirin.
Başlangıç için
Süreçlerinizi birlikte gözden geçirmek isterseniz bize yazın. Teklif ve cari tarafında Mikro kullanıyorsanız Mikro YazBoz, uçtan uca bir yapı için Deha ERP sayfalarına bakabilirsiniz.